Att förlägga konferensen till fjällen är att kombinera nytta med nöje. Det handlar inte bara om ett miljöombyte, utan om att skapa en helhetsupplevelse där produktiva möten varvas med inspiration, teambuilding och avkoppling. Fjällvärlden erbjuder en unik atmosfär som främjar kreativitet och stärker sammanhållningen. Men för att konferensen ska bli lyckad krävs noggrann planering. Här får du en guide till de viktigaste stegen – från första idén till uppföljning.
Börja med grunderna
Innan ni bokar något, fundera över syftet med konferensen. Vad vill ni uppnå? Kanske handlar det om att stärka teamet, utveckla nya idéer eller planera framtiden. I fjällen kan ni koppla syftet till den unika miljön. Vill ni inspireras av naturen, fokusera på hållbarhet eller erbjuda en aktiv konferens? Ett tydligt syfte underlättar planeringen, valet av aktiviteter och utvärderingen.
Välja rätt plats och boende
Fjällen är fulla av fantastiska platser, alla med sin egen prägel. Behöver ni en stor anläggning med många konferensrum, som Stöten i Sälen, eller en mindre, mer avskild plats? Tänk på hur lätt det är att ta sig dit, vilka boendealternativ som finns och vilka aktiviteter som erbjuds. Vissa platser, som Bergshotellet i Järvsö, kombinerar konferensmöjligheter med unika naturupplevelser. Andra, som Idre Fjäll, har ett stort utbud av boenden och aktiviteter. Boendet är en viktig del av upplevelsen. Ska ni bo på hotell, i stugor eller lägenheter? Finns det gemensamma ytor för umgänge? Se till att lokalerna har den teknik ni behöver och att det finns bra internet. Många, som Tännäskröket, erbjuder boende i fjällhus med hög standard, vilket kan höja upplevelsen.
Aktiviteter som ger mervärde
En stor fördel med fjällkonferenser är alla aktiviteter. Tänk teambuilding och oförglömliga stunder. Välj bland allt från fartfyllda snöskotersafaris och hundspann till lugna vandringar och norrskenskvällar. Anpassa aktiviteterna efter deltagarna. I Vemdalen kan ni vandra till ett vattenfall och njuta av lokala delikatesser. På Idre Fjäll kan ni testa “Amazing Race”, en tävling där lagen löser uppgifter tillsammans. Kom ihåg att ha en plan B om vädret sätter stopp för utomhusaktiviteter.
Året runt i fjällen
Fjällen är fantastiskt året om. Vintern lockar med skidåkning, medan sommaren och hösten bjuder på vandring, cykling och fiske. Hösten är extra vacker med alla sina färger, vilket Vemdalen.se gärna framhåller. Tänk på att priserna kan variera mycket beroende på säsong.
Vikten av detaljerna
Tydlig kommunikation är A och O, speciellt i fjällen där logistiken kan vara lite knepigare. Berätta för deltagarna i god tid hur de tar sig dit, vad de ska packa och om det finns några fysiska krav. Fjällvädret kan växla snabbt, så tipsa om att klä sig i lager. Se till att alla har koll på programmet och boendet. En inbjudan med fina bilder, som Fjällbyrån tipsar om, kan öka förväntningarna.
Resan dit och hem
Hur tar sig deltagarna till och från konferensen? Går det tåg, buss eller flyg? Behövs transfer? Vissa platser, som Åre, har bra tågförbindelser. Kolla upp hur det ser ut med transporter på plats – det är inte alltid lätt att få tag på taxi eller buss. Boka transporter i förväg om det behövs.
Maten – en del av upplevelsen
Glöm inte maten! Fjällen bjuder på unika matupplevelser, från middagar på fjälltoppar till matlagning i snöigloos. Många satsar på lokala råvaror. Se till att det finns mat för alla, oavsett allergier eller önskemål. Berätta för anläggningen om eventuella specialkoster i god tid. Ett kul tips är att boka en “hemma-hos-kock”, alltså en kock som kommer till er stuga och lagar mat, något som Konferensvärlden rekommenderar.
Hållbarhet i fokus
Tänk på hållbarheten. Välj anläggningar som jobbar aktivt med miljö och socialt ansvar. Uppmuntra deltagarna att resa klimatsmart, gärna med tåg. Var rädd om naturen och undvik att belasta den för hårt. Genom att välja mindre kända platser och sprida ut besöken bidrar ni till en mer hållbar fjällturism. Att åka tåg, som Konferensvärlden tipsar om, är ett bra sätt att minska klimatpåverkan. Många anläggningar erbjuder också klimatsmarta konferenspaket.
Summering och nästa steg
Efter konferensen, ta er tid att utvärdera. Nådde ni målen? Vad var bra och vad kan bli bättre? Be deltagarna om feedback, till exempel via en enkät. Deras åsikter är viktiga för att utveckla era framtida konferenser. Kom ihåg, en fjällkonferens är en investering. Det handlar om att stärka teamet, öka kreativiteten och skapa en bättre arbetsmiljö. Genom att planera noga och anpassa konferensen skapar ni en upplevelse som ger resultat på lång sikt.
Checklista för en lyckad fjällkonferens
Här är en kort sammanfattning av de viktigaste punkterna att tänka på:
- Tydligt syfte: Vad vill ni uppnå med konferensen?
- Rätt plats: Välj en destination och anläggning som passar era behov.
- Boende: Hotell, stuga eller lägenhet – vad passar er bäst?
- Teknik: Se till att det finns bra internet och den teknik ni behöver.
- Aktiviteter: Planera in aktiviteter som passar alla och stärker teamet.
- Årstid: Tänk på vad ni vill göra och välj säsong därefter.
- Kommunikation: Informera deltagarna i god tid om allt praktiskt.
- Transport: Planera resan och eventuella transporter på plats.
- Mat: Se till att det finns god mat för alla, oavsett allergier.
- Hållbarhet: Välj miljövänliga alternativ och var rädd om naturen.
- Utvärdering: Följ upp och lär er av era erfarenheter.
Med god planering och genom att använda er av den lokala expertisen som finns på de olika konferensanläggningarna som Konferensplanering.nu tipsar om, kommer er fjällkonferens garanterat att bli en succé!
Att ha dörrar inne kan med andra ord göra bostaden bättre på en mängd olika sätt och med nya fräscha dörrar säkerställer man att så blir fallet.
